Styrelsens uppdrag
Att sitta i styrelsen är ett viktigt och ibland tidskrävande uppdrag som innebär mycket ansvar. Det innebär inte bara ansvar för fastigheten och dess tekniska funktioner, utan även för ekonomin och för att bostadsrättsföreningen ska följa lagen. De som sitter i styrelsen är valda av föreningens medlemmar och styrelsens uppdrag är att företräda medlemmarnas frågor och arbeta för föreningens bästa.
Styrelseledamöter
De som sitter i styrelsen i din bostadsrättsförening kallas för ledamöter. Ledamöterna träffas regelbundet och fattar beslut kopplat till den löpande verksamheten i huset. Med det menas att de ska förvalta bostadsrättsföreningens fastighet och andra tillgångar så att de är i gott skick. Nedan beskrivs de vanligaste rollerna inom styrelsen djupare.
Roller i styrelsen
En styrelse ska ha minst tre ledamöter och dessa utses normalt på föreningsstämman efter förslag från valberedningen. Det vanligaste är att man hör av sig till valberedningen och förklarar att man är intresserad av att bli en del av styrelsen. Rollerna fördelas antingen på föreningsstämman eller på ett speciellt styrelsemöte, beroende på vad som står i stadgarna. Styrelseledamöterna väljs för en bestämd tidsperiod, vanligtvis mellan ett och två år. Styrelseledamöterna får ofta ett mindre arvode för sitt uppdrag, hur stort brukar variera med föreningens storlek. Mycket av arbetet sker dock ideellt.
Styrelseordförandens ansvar är att kalla till och leda styrelsemöten, se till att det förs protokoll samt kalla suppleanter om ordinarie ledamöter har förhinder.
Kassören ansvarar för allt som har med föreningens ekonomi att göra. Kassören sköter bland annat bokföringen, ansvarar för alla in och utbetalningar, ser till att skatter och avgifter betalas samt gör årsbokslut och deklaration. Kassörsposten är oftast den mest krävande posten och har tillsammans med ordförandeposten störst ansvar.
Sekreteraren har en administrativ roll i styrelsen. Sekreterarens ansvar är att förbereda styrelsemöten och föreningsstämmor samt föra protokoll på dessa. Det är bra att välja en sekreterare som har lätt för att uttrycka sig i skrift och som på ett bra sätt kan beskriva vilka beslut som har fattats.
En suppleant fungerar som en ersättare i styrelsen. Om en styrelseledamot inte kan närvara på ett styrelsemöte är det suppleanten som går in i ledamotens ställe på just det styrelsemötet, i den ordningen de är invalda (se senaste stämmoprotokoll). I vissa föreningar deltar suppleanterna på alla styrelsemöten. Om du vill vara med i styrelsen men inte ha samma ansvar kan du börja med att delta som suppleant. Ofta får man då vara med på alla möten men bara vara med och ta beslut om någon av de ordinarie ledamöterna är frånvarande.
Beslut i föreningen
Alla beslut som tas i styrelsen fattas genom omröstning, ledamöterna i styrelsen har en röst var som är värd lika mycket. När styrelsen fattar beslut krävs som huvudregel majoritet, nämligen mer än hälften av rösterna. Blir röstantalet lika i en fråga så har normalt ordföranden utslagsröst.
Varje bostadsrättsförening har en föreningsstämma minst en gång om året och till den blir alla medlemmar i föreningen kallade. En föreningsstämma är ett viktigt möte där bland annat resultat- och balansräkning fastställs, beslut fattas om ansvarsfrihet för styrelsen och styrelse för kommande period väljs. Föreningsstämman är det högsta beslutande organet i bostadsrättsföreningen. Besluten fattas demokratiskt.
Ansvarsfrihet
Att ta på sig uppdraget som styrelseledamot kommer med stort ansvar. Man är alltid tvungen att ta hänsyn till allt som lagar, stadgar och andra regler säger. Om ledamöter med avsikt skulle bryta mot dessa regler eller vara orsak till att bostadsrättsföreningen tar ekonomisk skada på grund av slarv, finns möjligheten för föreningsstämman att vägra styrelsen ansvarsfrihet. En nekad ansvarsfrihet betyder att medlemmarna i föreningen eller en del av medlemmarna kan väcka en skadeståndstalan mot den eller de i styrelsen som nekats ansvarsfrihet. Ansvarsfrihet beviljas alltid individuellt för varje styrelseledamot, inte för styrelsen som grupp.
Om ansvarsfrihet beviljas innebär beslutet att föreningen godkänner styrelsens förvaltning och avstår från att framställa skadeståndsanspråk mot styrelsen. Ett beslut om ansvarsfrihet kan inte återtas.
Om styrelsen inte beviljas ansvarsfrihet händer egentligen ingenting. Beslutet innebär bara att föreningen har möjlighet att väcka en skadeståndstalan mot de som inte beviljats ansvarsfrihet.
En skadeståndstalan måste som huvudregel väckas inom ett år från föreningsstämman. För att något ska ske krävs alltså att någon agerar genom att väcka en skadeståndstalan mot hela styrelsen eller enskilda ledamöter. Skadestånd till föreningen kan enligt lag endast komma i fråga om styrelseledamöter uppsåtligen eller av oaktsamhet skadar föreningen när de fullgör sitt uppdrag. Det är föreningen, eller medlemmarna som stämmer, som har bevisbördan och det ställs i allmänhet stora krav på bevisning för att styrelsen i lagens mening ska anses skadeståndsskyldig.
Vad händer om ingen vill sitta i styrelsen?
I vissa fall händer det att medlemmarna i föreningen inte har tid eller lust att engagera sig i föreningsarbetet. Det leder till att det är få av de boende som vill ställa upp som ledamöter i styrelsen. Men saknas styrelse helt eller om man inte får ihop tillräckligt många ledamöter så uppstår en så kallad likvidationsplikt för föreningen. Detta betyder att Bolagsverket startar ett ärende och om inte nya ledamöter väljs inom en viss tid, beslutas det att föreningen ska träda i likvidation och en likvidator tillsätts. Likvidatorns uppgift är att sälja alla föreningens tillgångar och dela eventuellt överskott till bostadsrättshavarna. När föreningen är avvecklad och fastighet har sålts upphör bostadsrätterna och de boende kommer istället att inneha lägenheterna med hyresrätt.
Det är därför helt avgörande för föreningen att det finns en styrelse.
Om det är för få personer som visar intresse för att engagera sig i styrelsearbetet bör styrelsen eller valberedningen informera medlemmarna om vikten av att ha en fungerande styrelse.
Styrelse utan ordförande
Styrelsen i en bostadsrättsförening måste enligt lag ha en ordförande. Om ordföranden har avgått eller om man inte hittar någon som är beredd att ställa upp, är alternativet att stämman beslutar att styrelsen i fortsättningen konstituerar sig själv. Det innebär att styrelsen själv utser en ordförande inom styrelsen.
En förening bör ha en utsedd ordförande, det är alltså inte att rekommendera att ha ett ambulerande ordförandeskap.
I många föreningar upplever styrelsen att det är svårt att rekrytera nya styrelsemedlemmar, svårigheten beror ofta på tidsbrist och känslan av att inte ha rätt kompetens. När detta förekommer är det många föreningar som köper fastighetsförvaltning som en tjänst, då sköts förvaltningen av en extern specialist på något område inom styrelsearbetet. Det kan röra sig om hantering av årsstämma, kallelser till dagordning, årsbokslut eller allmän juridik.
