-Det främsta skälet till att vi testade Styrelserummet var för att få hjälp med att hålla ordning på dokument och bilagor till våra protokoll samt att man får all dokumentation för varje möte "in house". Det behövs inte längre skickas runt så mycket handlingar på mejl inom styrelsen om man t.ex. ska behandla personuppgifter. Det är också ett extra plus med den inbyggda videotjänsten för digitala möten, säger Marika.
Hela styrelsen använder Styrelserummet i sina respektive uppdrag, då det finns funktionalitet som alla har nytta av.
-De flesta i styrelsen använder Styrelserummet på något sätt. Ordförande och sekreteraren är förstås de som är mest inne i tjänsten. Men övriga ledamöter och suppleanter kan logga in för att läsa handlingar t.ex. före ett styrelsemöte. Ordförande planerar styrelseåret och kan lägga upp möten i kalendern i förväg. I vissa fall skapar ordförande även dagordningen till mötena för att underlätta för sekreteraren som sedan kan skriva protokollet direkt vid mötet om det är väl förberett, berättar Marika.
Underlättar för sekreteraren
Styrelsesrummet har ett flertal funktioner som underlättar för sekreterarens arbete, som ofta är tidskrävande administrativt i föreningar, vilket minimerar dubbeljobb och effektiviserar administrationen.
-Som sekreterare kan du förbereda protokolltext utifrån dagordningen som gått ut i kallelsen och blir på så sätt mer effektiv och får mer tid att delta i själva mötet, vilket tidigare ofta var ett stressigt moment för protokollföraren. All formalia och dylikt kan man förbereda i förväg, säger Marika.
Marika berättar att Styrelserummet har flera funktioner som används av sekreteraren men kanske framför allt förenklad hantering av dokument, i mötet samt all kommunikation som mötesbokningar och kallelser.
-Det underlättar mycket under själva styrelsemötena som jag beskrev tidigare. Men det underlättar också med kallelser och andra förberedelser man kan göra i tjänsten. Den digitala signeringen av protokoll och möjlighet att skicka digitala beslut och uppgifter direkt genom protokollet är jättebra funktioner som underlättar mycket, säger Marika.
Positiva effekter på styrelsearbetet
Några av funktionerna i Styrelserummet har påverkat styrelsens arbetssätt på ett positivt sätt, här lyfter Marika smidigheten med möjlighet till digitala eller hybridmöten på samma plats som all dokumentation finns, utan att behöva ha alternativa mötesappar för det, samt den digitala "att göra listan".
-Vi har lättare att vara digitala eller ha möjlighet till hybridmöten genom den inbyggda tjänsten. Du behöver inte försäkra dig om att alla har Teams, Zoom eller andra videotjänster. Det räcker att de kan logga in i Styrelserummet så finns allt där, eller i den digitala kallelsen. Det är också bra med att man kan tilldela uppgifter till styrelsens ledamöter och suppleanter som de själva kan gå in och bocka av i tjänsten när det är utfört, tipsar Marika.
Marika rekommenderar andra styrelser att testa Styrelserummet, och lyfter möjligheten att få lämna tankar och förbättringsförslag till RB-ledamoten.
-Det underlättar för styrelsen att hålla ordning på sina möten, handlingar och protokoll samtidigt som det blir mycket lättare att faktiskt hålla sig till regelverket i GDPR om inte annat, avslutar Marika.
